Hive Mind Erstgespräch

Made in Switzerland

In Kooperation mit einem führenden Schweizer Spital

Eine digitale Springerin für die Arbeit, die Ihr Team gern abgibt.

Ob Arztzeugnisse, Mutationen, Dienstplan oder Ruhezeiten: Jede Springerin übernimmt eine Aufgabe und erledigt sie direkt in PEP und Ihren HR-Systemen.

Erstgespräch anfragen
  • Daten bleiben im Haus
LauraSachbearbeiterin Absenzen

Sechs Zeugnisse über Nacht. Fünf sind schon erledigt.

Nina Brunner Arztzeugnis · 12.–16. Okt.
Grün · zwei Tage ergänzen
VorherDo 15. · Frühdienst
NachherDo 15. · Krank
Gebucht und zurückgelesen.
MarthaSachbearbeiterin HR Services

Hoi! Vier Mutationen sind da, eine ist schon gebucht.

Jonas Keller Pensum ab 1. November
Grün · Pensum und Lohn anpassen
VorherPensum 100 %
NachherPensum 80 %
Gebucht und zurückgelesen.
VreniPlanerin

Zwei Ausfälle heute Nacht. Ich habe schon einen Vorschlag.

Station B2 Nachtdienst
Gelb · Vorschlag, du entscheidest
Vorher2 von 4 besetzt
Vorschlag4 von 4 · 2 Änderungen
Wer nicht muss, plant nicht um.
RegulaPrüferin

Dienstplan KW 46 geprüft: 189 Dienste in Ordnung, einer nicht.

Sandra Meier Station B2 · Do auf Fr
Rot · nur 7 statt 11 Stunden Ruhezeit
KonfliktDo Spät bis 23:00, Fr Früh ab 06:00
VorschlagFr Früh mit L. Amrein tauschen
38 Personen, 190 Dienste, 760 Prüfungen (ArG, GAV, Ruhezeit, Saldo), 1 Konflikt. Nichts gebucht.

Rapport 16:30 · 41 Fälle erledigt · 3 offen · 1 RückfrageRapport 16:30 · 23 Mutationen gebucht · 2 RückfragenRapport 16:30 · 2 Ausfälle gelöst · 2 Änderungen statt 11Rapport 16:30 · 190 Dienste · 760 Prüfungen · 1 Konflikt · nichts gebucht

Menschen sind keine Schnittstellen.

Das Problem

Die Fachkräfte fehlen. Die, die da sind, füttern Systeme.

Bekannt.

Pflegeinitiative 2021. Fünf Jahre später fehlen die Leute immer noch: weder zu kaufen noch schnell auszubilden.

Altsysteme.

Dienstplan, Lohn, Zeiterfassung: Systeme, die nicht miteinander reden und sich nicht ersetzen lassen. In den Lücken sitzen Menschen.

Eingabe.

Die HR-Fachfrau tippt Zeugnisse ab. Die Stationsleitung plant am Sonntag um. Der Engpass sitzt zwischen den Systemen.

Konkret

Hier sitzen Menschen zwischen den Systemen.
Genau dort springen wir ein.

Absenzen

Arztzeugnis prüfen, abgleichen, erfassen. Hunderte Male im Monat.

Laura

Sachbearbeiterin Absenzen

  • Liest Arztzeugnisse, auch Handyfotos
  • Gleicht mit dem Dienstplan ab und bucht
  • Liest jede Buchung zurück und gibt Rapport

«Zwölf Zeugnisse geprüft. Neun stimmten schon, drei habe ich ergänzt.»

HR Services

Verträge, Mutationen, Austritte: vom Formular ins Lohnsystem, von Hand.

Martha

Sachbearbeiterin HR Services

  • Verträge, Mutationen, Austritte: vom Formular ins Lohnsystem
  • Prüft auf Vollständigkeit, fragt nach statt zu raten
  • Bestätigt am selben Tag

«Mutation gebucht, Lohn geprüft, Bestätigung ist raus.»

Dienstplanung

Nach jedem Ausfall wird der Plan von Hand repariert. Oft am Sonntag.

Vreni

Planerin

  • Repariert den Plan nach Ausfällen mit der kleinsten Änderung
  • Richtet die Besetzung am Patientenbedarf aus
  • Schlägt vor, das Team entscheidet

«Drei Ausfälle, zwei Änderungen. Wer nicht muss, plant nicht um.»

Regula Prüferin · bei allen dabei

Prüft ArG, GAV, kantonale Vorgaben, Ruhezeiten und Saldi, vor jeder Buchung von Laura, Martha und Vreni. Sagt auch Nein, mit Begründung.

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? Ihre nächste Stelle

Welche Arbeit bleibt bei Ihnen liegen? Beschreiben Sie uns die Stelle.

Namen sind Vorschläge. Das Team hat das letzte Wort.

Unser Vorschlag

Stellen Sie Ihre erste digitale Springerin ein.

KI-Agenten mit Namen, Stelle und Probezeit. Sie übernehmen das Repetitive, in Ihren Systemen, mit Rücklesen. Bezahlt aus der Zeit, die sie zurückgeben.

Für wen

Kantons- und Unispitäler
Regionalspitäler
Privat- und Rehakliniken
Psychiatrien
Alters- und Pflegeheime
Spitex

Wann macht es Sinn?

Belege kommen digital an, ein Mensch tippt sie abHunderte gleiche Fälle im MonatDie Arbeit wächst, und niemand sieht sieKostendruck: Das Budget muss runter, die Arbeit nichtKein Budget für ein neues SystemDas führende System bleibtRegeln, die das Team beschreiben kannJede Buchung muss nachvollziehbar sein
Erstgespräch anfragen

So arbeitet sie

Die Mitarbeiterin, die man sich wünscht: gründlich, schnell, und sie fragt, wenn sie unsicher ist.

Ein Fall, fünf Schritte. Scrollen Sie, und schauen Sie Laura zu.

  1. PrüfenGegen den Eintrag im führenden System. Oft stimmt er schon.
  2. Die Ampel zeigenGrün erledigt sie. Gelb entscheidet das Team. Rot bleibt beim Team.
  3. Buchen und zurücklesenWie eine Planerin, mit Bild von vorher und nachher. Nie ohne Rücklesen.
  4. Rapport geben und lernenErledigt, offen, Rückfragen. Was sich bewährt, wird zur Regel, die Ihr Team freigibt.

Laura · Lesen01 / 05
Arztzeugnis Foto · per Mail, Scan oder Formular
NameNina Brunner
Arbeitsunfähig12.10. bis 16.10. · 100 %
Praxis Dr. med. Meier
Leser A: 12.10. bis 16.10.Leser B: 12.10. bis 16.10.übereinstimmend
ZeugnisDienstplan
PersonNina BrunnerNina Brunnerstimmt
Zeitraum12. bis 16. Okt.12. bis 14. Okt.2 Tage fehlen
Grad100 %100 %stimmt

Bei den meisten Zeugnissen stimmt schon alles. Dann ist der Fall in Sekunden zu, ohne Buchung.

Grün · dieser FallEindeutig: Person, Zeitraum und Grad passen, nur zwei Tage fehlen. Laura erledigt ihn selbst.
GelbUnsicher, etwa ein Teilpensum oder eine unklare Prozentangabe. Laura bereitet vor, das Team entscheidet.
RotSonderfall. Bleibt beim Team, mit allem, was Laura schon gelesen hat.
VorherDo 15. · Frühdienst 07:00 bis 15:30
Fr 16. · Frühdienst 07:00 bis 15:30
NachherDo 15. · Krank, ganzer Tag · Sollzeit bleibt
Fr 16. · Krank, ganzer Tag · Sollzeit bleibt
Gebucht wie eine Planerin, über den normalen Weg
Zurückgelesen: Eintrag identisch mit der Freigabe
Bild von vorher und nachher beim Fall abgelegt
Rückgängig bis zum Lohnlauf, mit einem Klick
Rapport 16:30 Laura · Absenzen
41erledigt
3offen
1Rückfrage
0Zweifel

Übergeben ans Team, bevor es nach Hause geht. Was heute neu war, kennt morgen Ihr ganzes Team.

Prinzipien

Kein neues Budget. Keine neuen Tools.
Ihr Betrieb läuft weiter wie bisher, nur effizienter und mit höherer Qualität.

Sie kaufen keine Software. Sie stellen jemanden ein, der die Arbeit macht.

Eine digitale Stelle, kein neues Tool

Keine neuen Tools, keine Migration, keine Schulung für Ihre Leute. Sie arbeitet in Ihren Systemen, auf denselben Wegen wie alle, und erledigt die Arbeit, statt sie zu verwalten.

Vom Team eingearbeitet

Eingearbeitet wie jede Neue: Das Team zeigt ihr die Fälle, erklärt ihr die Regeln und korrigiert sie. In der Probezeit schaut es ihr über die Schulter, gibt Schritt für Schritt mehr frei und behält immer die Kontrolle.

Bezahlt aus der Zeit, die sie zurückgibt

Ihr Preis ist ein Anteil der Zeit, die sie nachweislich zurückgibt, gemessen an einer Baseline, die wir gemeinsam festlegen. Ein Bruchteil dessen, was eine Stelle kostet.

Alles im Haus

Sie arbeitet bei Ihnen im Haus, auf einer eigenen Box mit lokalen Modellen, und nimmt nichts mit nach Hause: Keine Daten verlassen das Spital, erst recht nicht die Schweiz.

Ihr Betrieb läuft weiter

Fällt sie aus, arbeitet das Team wie bisher. Sie bucht nur Fallarten, die Ihr Team freigegeben hat, liest jede Buchung zurück, und bis zum Lohnlauf lässt sich alles rückgängig machen.

Rekrutieren, wo es zählt

Für diese Arbeit schreiben Sie keine Stelle mehr aus. Ihre Rekrutierung bleibt frei für Pflege und Medizin.

Rechner

Wie viel Kapazität steckt bei Ihnen in der Eingabe?

Richtwerte. Ihre Zahlen messen wir mit dem Team: das ist die Baseline, an der wir uns messen lassen.

Gebundene Zeit pro Monat125 Stunden
Wert pro Jahr zu VollkostenCHF 67’500

Zu Geld wird diese Zeit, wenn eine Kostenzeile sinkt: Überstunden, Temporäre, gekürzte Taggelder wegen später Meldung. Welche es bei Ihnen ist, klären wir in der ersten Stunde.

Cris Grossmann

Wer dahinter steht

Cris Grossmann

Gründer von Hive Mind, Mitgründer & ehemaliger CEO von Beekeeper.

«Mit Beekeeper haben die Menschen an der Front eine Stimme bekommen. Jetzt bekommen sie ein paar Hände mehr, die die mühsame Arbeit für sie erledigen.»

Und die, die es mit uns bauen

Ein Schweizer Spital als Design-Partner und Fachleute aus HR-Systemen, Absenzmanagement, Dienstplanung und Spitalinformatik, die jeden Schritt mitgestalten und freigeben. Sie bringen die Praxis und manche der besten Ideen. Wir bauen und verantworten.

Kein Mensch sollte seinen Arbeitstag damit verbringen, Systeme zu füttern.Menschen sind keine Schnittstellen.

Erstgespräch

Eine Stunde. Ihr Prozess. Keine Folien.

An Ihrem eigenen Prozess: Wo setzt eine Springerin an, wie gross ist die Baseline, was kommt zurück. Danach wissen Sie, ob es sich lohnt. Wenn nicht, sagen wir es Ihnen. Bei Ihnen im Haus, zwischen Bodensee und Genfersee.

Schreiben Sie unscris@hivemindconsulting.ch
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